10 trucos infalibles de gestión del tiempo para el experto en compras

¡Hola de nuevo, gente maravillosa del mundo de las compras! ¿Cómo están? Espero que listos para sumergirnos en el meollo de la cuestión.

Después de la introducción, que ya les di, sé que tienen ganas de empezar a aplicar estos consejitos que, en mi experiencia, y lo digo con la mano en el corazón, son un cambio de juego total.

No más sentir que el tiempo se nos escurre entre los dedos como arena. ¡Vamos a tomar el control!

Organiza tu agenda como un PRO: la priorización es clave

Mis queridos, sé que suena a tópico, pero la base de todo para un profesional de compras, que como yo, tiene mil frentes abiertos, es saber priorizar.

No se trata solo de hacer listas, que también ayudan, sino de entender qué es lo *realmente* importante. ¿Alguna vez se han sentido corriendo como pollo sin cabeza entre un correo urgente y una llamada inesperada?

¡A mí me ha pasado un millón de veces! Pero aprendí que no todo lo urgente es importante, y no todo lo importante es urgente. Es un baile que hay que dominar.

Empiecen por ahí, por diferenciar. Les prometo que cuando lo hagan, verán una luz al final del túnel de la locura diaria. La priorización de compras es crucial para las empresas que quieren superar crisis y aprovechar oportunidades.

En mi camino, he descubierto que si no sé lo que es verdaderamente crucial, acabo dedicando tiempo a tareas de bajo valor mientras las estratégicas se quedan en el tintero.

Es como intentar llenar una piscina con un dedal, ¡exhausto y sin resultados! Por eso, les insisto, dediquen un momento cada día, o al menos cada semana, a pensar en sus prioridades más grandes, esas que realmente mueven la aguja en su departamento y en la empresa.

La matriz de Eisenhower: tu brújula diaria

Esta es una herramienta que me ha salvado la vida en más de una ocasión, ¡y no exagero! La matriz de Eisenhower divide las tareas en cuatro cuadrantes: urgente/importante, importante/no urgente, urgente/no importante y no urgente/no importante.

Al principio me costaba un poco clasificar todo, pero una vez que le pillas el truco, se vuelve intuitivo. Lo urgente/importante es lo que hay que hacer ¡ya!

(imaginen una interrupción crítica de la cadena de suministro). Lo importante/no urgente es donde reside el crecimiento y la estrategia (la negociación de contratos a largo plazo, por ejemplo).

¡Aquí es donde deberíamos pasar la mayor parte de nuestro tiempo si queremos ser proactivos! Lo urgente/no importante son esas interrupciones que podemos delegar (muchos correos o llamadas).

Y lo no urgente/no importante, ¡a la basura o al final de la cola! De verdad, el impacto que esto tiene en la claridad mental es brutal. Les da una hoja de ruta clara para no desviarse del camino y enfocarse en lo que realmente aporta valor.

Es una forma estructurada de abordar el día, de decir “no” a lo que no suma y “sí” a lo que impulsa nuestros objetivos.

Criterios de impacto y urgencia en compras

Pero, ¿cómo aplicamos esto en nuestro día a día como profesionales de compras? Aquí está el truco: piensen siempre en el impacto que tendrá una tarea en la empresa y en la urgencia real de la misma.

Por ejemplo, una solicitud de compra de última hora para un componente crítico para la producción es, sin duda, urgente e importante. Sin embargo, revisar catálogos de nuevos proveedores para una categoría no estratégica puede ser importante (para la innovación futura), pero no urgente.

Establecer métricas de adquisición con indicadores clave de rendimiento (KPI) es una forma de priorizar. En mi experiencia, establecer criterios claros para evaluar cada tarea nos ayuda a tomar decisiones rápidas y acertadas.

¿Afecta a la línea de producción? ¿Implica una penalización económica? ¿Está en juego la relación con un proveedor clave?

¿Cuánto ahorro potencial representa? Estas preguntas son oro puro para saber dónde poner nuestro foco. Y no solo hablo de grandes proyectos, sino también de los pequeños detalles diarios.

Cada decisión de “hacer ahora” o “hacer después” debería pasar por este filtro.

La automatización, tu mejor aliada en el ajetreo diario

¡Ay, la automatización! Si hay algo que he aprendido en el sector de compras, es que intentar hacerlo todo de forma manual es una receta para el estrés y los errores.

Ya lo hemos visto, el área de compras ha evolucionado muchísimo y se ha modernizado, y los procesos operativos burocráticos y que consumen mucho tiempo pueden automatizarse con soluciones tecnológicas.

En España, la productividad de las empresas ha subido en 2025, pero aún hay espacio para mejorar. Me acuerdo de cuando pasábamos horas y horas introduciendo datos en hojas de cálculo, comparando facturas manualmente, y la cantidad de errores que se colaban era…

¡enorme! Pero, por suerte, eso está cambiando. La automatización no solo nos ahorra tiempo, sino que nos permite enfocar nuestra energía en tareas que requieren nuestra capacidad analítica, estratégica y, seamos sinceros, humana.

Liberarnos de la rutina operativa para centrarnos en estrategias que aporten valor es uno de los grandes beneficios. Pensemos en ello: ¿cuántas veces hemos pospuesto una negociación importante por tener que atender un sinfín de tareas administrativas?

La automatización es esa mano amiga que nos permite dar el salto de lo táctico a lo estratégico, de ser meros procesadores de órdenes a verdaderos analistas de valor.

Software de e-procurement: más que una herramienta

Los sistemas de e-procurement son una maravilla, ¡de verdad! Si su empresa aún no ha invertido en uno, es el momento de plantearlo. Estos sistemas centralizan todo el proceso de compras, desde la solicitud hasta el pago, y nos dan una visibilidad que antes era impensable.

No solo aceleran el proceso de compra, sino que también reducen gastos y mejoran la comunicación con los proveedores. Con un software adecuado, se eliminan los papeleos, las aprobaciones tardías y las confusiones.

Además, la transparencia de los datos y los procesos que ofrece un sistema de automatización fortalece las relaciones con los proveedores, al tener todos los implicados visibilidad del proceso.

Podemos hacer seguimiento de pedidos, gestionar contratos, y hasta analizar el desempeño de nuestros proveedores de una forma mucho más eficiente. En mi caso, el cambio fue radical.

Pasé de sentirme ahogada en el día a día a tener una visión clara de dónde estábamos, qué comprábamos y a quién, permitiéndome tomar decisiones más ágiles y fundamentadas.

Es como tener un superasistente que trabaja 24/7 sin quejarse.

Inteligencia artificial para tareas repetitivas

Y si hablamos de ir un paso más allá, ¡la inteligencia artificial (IA) es el futuro (y el presente)! La IA generativa, en particular, puede crear contenido, datos y soluciones de forma autónoma, y su integración en el área de compras está transformando radicalmente los procesos, permitiendo automatizar tareas complejas y mejorar la toma de decisiones.

Ya no estamos hablando solo de automatizar un proceso, sino de que la IA nos ayude a analizar patrones históricos de compra para predecir necesidades futuras, identificar riesgos potenciales en la cadena de suministro antes de que ocurran, o incluso negociar automáticamente mejores precios con proveedores.

La IA puede reducir los tiempos del ciclo de compras, lo cual, dependiendo del tamaño de la organización, puede ahorrar cientos o miles de horas al año.

¡Se imaginan el tiempo que liberaríamos si una IA pudiera encargarse de la evaluación de proveedores, la gestión de contratos o la monitorización del desempeño?

Esto nos permitiría, a los profesionales de compras, dedicar ese tiempo a la estrategia, a la innovación, a buscar nuevas oportunidades de ahorro y valor para la empresa.

No es solo una cuestión de eficiencia, ¡es una cuestión de hacer nuestro trabajo más estratégico y menos monótono!

El arte de delegar y potenciar a tu equipo

Confieso que, al principio de mi carrera, me costaba muchísimo delegar. Pensaba que si quería que algo saliera perfecto, tenía que hacerlo yo. ¡Error garrafal!

Esta mentalidad solo lleva al agotamiento y a limitar el potencial de tu equipo. Delegar es una habilidad de liderazgo que va mucho más allá de la simple asignación de funciones; se trata de traspasar responsabilidades, invertir en la formación y el seguimiento de los resultados.

Aprender a delegar de manera efectiva es uno de los pilares para cualquier profesional de compras que quiera realmente optimizar su tiempo y, más importante aún, potenciar a sus colaboradores.

En el fondo, es creer en las capacidades de los demás y darles la oportunidad de crecer. Al delegar eficazmente, se maximiza la productividad personal y se demuestra al equipo que se confía en ellos para tareas importantes.

El grupo es siempre más poderoso que el individuo, y juntos podemos lograr mucho más.

Confía en tu equipo y empodera

Para que la delegación funcione, la confianza es fundamental. Tienes que confiar en que tu equipo tiene las habilidades y la capacidad para realizar las tareas que les asignas.

Y si no las tienen aún, ¡es tu rol formarlos! Al delegar, no solo aligeras tu carga de trabajo, sino que también empoderas a los miembros del equipo, fomentando su desarrollo profesional.

Recuerdo una vez que estaba sumergida en un proyecto y le pedí a un colega más junior que se encargara de investigar a un nuevo proveedor en una categoría que no dominábamos mucho.

Le di las pautas, le ofrecí mi apoyo, pero le di la libertad de investigar a su manera. ¿El resultado? Descubrió oportunidades que yo no habría encontrado y se sintió increíblemente motivado.

La inversión en capacitación demuestra a los empleados que se valora su desarrollo y crecimiento, lo que aumenta la motivación, el compromiso y la lealtad.

Delegar es una calle de doble sentido: tú liberas tiempo y ellos crecen.

Comunicación clara: la base de una buena delegación

Pero la confianza por sí sola no basta. La comunicación es el ingrediente secreto. Cuando delegues una tarea, sé súper claro sobre el objetivo, los plazos y los resultados esperados.

Evita el micromanagement; dales la autonomía para encontrar su propio camino, pero asegúrate de que saben a quién acudir si tienen dudas. En mi experiencia, establecer expectativas claras y proporcionar retroalimentación constructiva es crucial.

Un buen líder no solo asigna tareas, sino que también acompaña, guía y celebra los éxitos del equipo. Si la persona no entiende lo que tiene que hacer, o por qué es importante, es probable que el resultado no sea el esperado, y eso es responsabilidad nuestra.

Una buena delegación incluye un seguimiento y retroalimentación continuos, fomentando la autonomía y el desarrollo personal. Una comunicación abierta y honesta evita malentendidos y construye un ambiente de trabajo donde todos se sienten valorados y escuchados.

Dominando las reuniones y la comunicación

¿Quién no ha salido de una reunión sintiendo que acaba de perder una hora (o más) de su vida? ¡Levante la mano! En el mundo de las compras, donde las negociaciones y la coordinación con múltiples stakeholders son constantes, las reuniones pueden ser un verdadero agujero negro si no las gestionamos bien.

Las reuniones de trabajo son imprescindibles para avanzar, pero cada día se pierden horas en millones de empresas con reuniones improductivas. Pero, ¿saben qué?

Las reuniones pueden y deben ser productivas. Es una habilidad que se aprende y se pule con la práctica, y les aseguro que el ahorro de tiempo y la mejora en la toma de decisiones que se consigue es inmensa.

Transformar las reuniones en momentos productivos para todo el equipo es posible, y es fundamental para garantizar que cada encuentro sea beneficioso.

Reuniones productivas: menos es más

Mi regla de oro es: si una reunión no tiene un objetivo claro, ¡no la convoques! O si te invitan a una sin agenda, pregúntale al convocante cuál es el propósito.

Antes de cada reunión, me aseguro de que haya una agenda detallada, con los temas a tratar, el tiempo asignado a cada uno y los objetivos específicos que se quieren alcanzar.

Envío esta agenda con antelación para que todos puedan prepararse. Además, soy una firme creyente en limitar el tiempo. ¿De verdad necesitamos una hora para algo que se puede resolver en media?

Muchas veces, con 30 minutos bien enfocados, podemos lograr muchísimo más que con 90 minutos divagando. Las reuniones de trabajo efectivas se reflejan en la productividad, ayudan a la organización a lograr mejores resultados y cumplir metas importantes.

Y un truco que me funciona de maravilla: si no eres estrictamente necesario, sugiere que te envíen un resumen con los puntos clave. ¡Tu tiempo es oro!

Gestión de correos electrónicos: la bandeja de entrada bajo control

El correo electrónico es una herramienta fantástica, pero también puede ser un pozo sin fondo de distracciones si no lo manejamos con disciplina. ¿Cuántas veces revisan el correo al día?

¿Cada cinco minutos? ¡Lo entiendo! Pero cada interrupción nos saca de nuestro flujo de trabajo y nos cuesta tiempo volver a concentrarnos.

El correo electrónico es uno de los principales caballos de batalla que merman la productividad en el trabajo. Mi consejo es establecer bloques de tiempo específicos para revisar y responder correos.

Una o dos veces al día es más que suficiente para la mayoría de las cosas. Utilicen filtros, reglas y carpetas para organizar los mensajes automáticamente.

Si un correo electrónico requiere una acción, anótenlo en su lista de tareas y archívenlo. Eviten dejar la bandeja de entrada como una lista de “pendientes” infinita.

También hay quien opta por anotar las tareas que se derivan de los emails en un documento aparte, o incluirlas en una nota en el calendario. Adoptar un enfoque proactivo en lugar de reactivo con el correo electrónico no solo reduce el estrés, sino que les devuelve el control de su tiempo.

Recuerdo que, antes de implementar esto, sentía una ansiedad constante por si me perdía algo. Ahora, sé que mis bloques de correo me permiten ser eficiente y, el resto del tiempo, ¡me enfoco en lo mío!

Bloques de tiempo y enfoque profundo: tu santuario de productividad

¿Han oído hablar del “deep work” o trabajo profundo? Es ese estado de concentración intensa que nos permite realizar tareas complejas y de alto valor sin interrupciones.

En el mundo de las compras, donde el análisis de datos, la negociación de contratos y la estrategia son clave, necesitamos esos momentos de enfoque absoluto.

Lamentablemente, el entorno actual, lleno de notificaciones y multitarea, nos lo pone muy difícil. Pero no es imposible. ¡Es una cuestión de disciplina y de crear el entorno adecuado!

En mi trayectoria, he notado que los días en los que logro tener al menos un par de bloques de trabajo profundo, mi sensación de logro y mi productividad se disparan.

La técnica Pomodoro: pequeñas pausas, grandes logros

Esta técnica, que lleva el nombre de un temporizador de cocina en forma de tomate, es maravillosa. Consiste en trabajar intensamente durante 25 minutos, seguidos de un breve descanso de 5 minutos.

Después de cuatro “pomodoros”, se toma un descanso más largo, de 15 a 30 minutos. ¿Por qué funciona tan bien? Porque nos obliga a comprometernos con una tarea y nos da la certeza de que habrá una pausa cercana.

Mejora la concentración, minimiza las distracciones y previene el agotamiento. Lo he probado y, aunque a veces me cuesta “meterme en la zona”, los resultados son impresionantes.

Para tareas complejas o creativas, algunos profesionales ajustan la duración, usando ciclos de 45-50 minutos de trabajo con 10-15 minutos de descanso.

Es ideal para abordar informes complejos, analizar grandes volúmenes de datos o preparar esa presentación crucial. ¡Denle una oportunidad, verán cómo se enganchan!

Creando tu “santuario” de concentración

Para que la técnica Pomodoro, o cualquier método de trabajo profundo, funcione, necesitamos un entorno propicio. Esto significa minimizar las distracciones físicas y digitales.

Encontrar un espacio tranquilo, donde no te interrumpan constantemente, es un buen punto de partida. Si trabajas en una oficina abierta, quizás unos buenos auriculares con cancelación de ruido sean tu salvación.

En cuanto a lo digital, hablaremos de ello en el siguiente punto, pero ya les adelanto: cierren todas las pestañas innecesarias del navegador, pongan el móvil en silencio o, mejor aún, fuera de su vista.

Las interrupciones constantes pueden reducir significativamente la capacidad de concentración y retrasar la finalización de tareas. Piensen en este espacio y tiempo como su “santuario” de productividad, un lugar donde solo ustedes y la tarea en cuestión existen.

Al principio, puede parecer difícil mantener este espacio sagrado, pero los beneficios a largo plazo en términos de calidad de trabajo y satisfacción personal son incalculables.

Adiós a las distracciones digitales: tu concentración vale oro

Confesémoslo, vivimos pegados a nuestras pantallas. El móvil, las notificaciones del ordenador, las redes sociales… ¡es un bombardeo constante de información!

Y aunque la tecnología es nuestra aliada en muchos aspectos de las compras, también es la principal ladrona de nuestro tiempo y concentración. Las interrupciones digitales pueden aumentar entre un 15% y un 24% más de tiempo al trabajo, lo que se traduce en una disminución notable de la productividad y la eficiencia.

He pasado por esa fase de sentir que no podía dejar de mirar el móvil “por si acaso”, pero me di cuenta de que ese “por si acaso” me estaba costando horas de trabajo de calidad y una sensación de estar siempre persiguiendo el tiempo.

Es hora de ponerle freno a este enemigo silencioso de la productividad.

Notificaciones bajo control: el silencio es oro

El primer paso es brutalmente simple, pero sorprendentemente efectivo: ¡desactiven las notificaciones! Sé que suena radical, pero ¿realmente necesitan saber al instante cada nuevo “me gusta” en Instagram o cada titular de última hora?

Las notificaciones constantes en smartphones y computadoras interrumpen el flujo de trabajo. En el trabajo, desactiven las alertas de correo electrónico, de aplicaciones de mensajería (a menos que sea una herramienta de comunicación interna esencial), y por supuesto, de todas las redes sociales.

Yo, personalmente, dejo el móvil en silencio y boca abajo, o incluso en otra habitación, cuando necesito concentrarme de verdad. Verán cómo la paz mental y la capacidad de enfoque aumentan exponencialmente.

Es como si quitaran un peso de encima. Controlar las alertas que recibes y cuándo, te ayuda a evitar que te contacten los fines de semana o durante las vacaciones.

Es liberador poder elegir cuándo te distraes, en lugar de que la tecnología elija por ti.

Herramientas para bloquear el ruido digital

Si desactivar las notificaciones no es suficiente, o si la tentación es demasiado grande, ¡existen herramientas maravillosas que pueden ayudarnos! Hay aplicaciones y extensiones de navegador diseñadas específicamente para bloquear sitios web que nos distraen (redes sociales, noticias, etc.) durante ciertos períodos de tiempo.

StayFocusd o LeechBlock son ejemplos de extensiones de Chrome que pueden bloquear sitios web que te impiden realizar tu trabajo. Algunas de estas herramientas incluso te permiten establecer límites de tiempo para ciertas aplicaciones o bloquearlas por completo durante tus horas de trabajo profundo.

También existen las funciones “No molestar” en nuestros dispositivos que son geniales. Al principio, puede parecer una medida drástica, pero tómenlo como un entrenamiento para su cerebro.

Una vez que experimenten la libertad de una concentración ininterrumpida, dudo que quieran volver atrás. La tecnología debe servirnos, no al revés.

Estrategia de Gestión del Tiempo	Beneficios Clave para Compras	Ejemplo de Aplicación Práctica
Priorización Estratégica	Enfoque en tareas de alto valor, reducción de urgencias.	Uso de la Matriz de Eisenhower para clasificar RFPs.
Automatización de Procesos	Ahorro de tiempo en tareas repetitivas, mayor eficiencia.	Implementación de e-procurement para gestión de pedidos.
Delegación Efectiva	Desarrollo del equipo, liberación de tiempo del líder.	Asignar investigación de nuevos proveedores a un junior.
Gestión de Reuniones	Reducción de tiempo improductivo, decisiones más rápidas.	Establecer agenda y duración fija para reuniones con proveedores.
Bloques de Enfoque Profundo	Mayor calidad en tareas analíticas y estratégicas.	Uso de la Técnica Pomodoro para análisis de contratos.
Control de Distracciones Digitales	Mejora de la concentración y la productividad individual.	Desactivar notificaciones durante el deep work.
Descanso y Bienestar	Reducción de estrés, mayor energía y creatividad.	Pausas activas y desconexión total fuera del horario laboral.

El poder del descanso: recarga tu mente, potencia tu productividad

Miren, sé que en el mundo de hoy, a veces parece que descansar es un lujo o incluso una señal de debilidad. ¡Pero nada más lejos de la realidad! Soy la primera que ha caído en la trampa de trabajar más horas de las que debería, pensando que así sería más productiva.

Y lo único que conseguía era cansarme más, cometer más errores y sentirme cada vez menos motivada. El bienestar laboral mejora la productividad. El descanso no es un premio, es una necesidad.

Es la gasolina de nuestro cerebro, el momento en que nuestro cuerpo y nuestra mente se recuperan para poder rendir al máximo al día siguiente. No lo vean como tiempo perdido, ¡véanlo como una inversión en ustedes mismos y en su eficiencia!

En España, el 81% de los empleados encuestados afirma revisar mensajes de trabajo fuera del horario laboral, y el 58% reporta un aumento del estrés por esta razón.

La importancia de las pausas activas

No se trata solo de los descansos largos al final del día. Las pequeñas pausas durante la jornada son vitales. Después de un “pomodoro” de 25 minutos, esos 5 minutos de descanso no son para revisar el móvil o meterse en redes sociales (¡recuerden el punto anterior!), sino para estirar las piernas, levantarse a por un vaso de agua, mirar por la ventana, o simplemente cerrar los ojos un momento.

Estudios muestran que tomar descansos breves entre tareas puede ser útil para mantener la concentración. Estas micropausas recargan nuestra energía mental y física, nos ayudan a despejar la mente y evitan la fatiga.

Es increíble cómo 5 minutos bien empleados pueden hacer una diferencia enorme en nuestra capacidad para mantenernos enfocados durante más tiempo. Prueben a levantarse y hacer unos estiramientos suaves o incluso respiraciones profundas.

Su cuerpo y su mente se lo agradecerán.

Desconexión total: recarga tus energías

Y al final del día, o al menos cuando terminen su jornada laboral, ¡desconecten de verdad! Esto significa nada de correos de trabajo, nada de revisar informes y, si pueden, ¡ni pensar en el trabajo!

Tómense tiempo para sus hobbies, para estar con sus seres queridos, para hacer ejercicio, para leer, para cocinar… lo que sea que les apasione y les ayude a desconectar.

El 81% de los empleados encuestados afirma revisar mensajes de trabajo fuera del horario laboral, y el 58% reporta un aumento significativo del estrés por esta razón.

El estrés y la ansiedad son impedimentos para el bienestar, y en parte, tienen su origen en la falta de desconexión. En mi caso, he descubierto que dedicar tiempo a mis pasiones fuera del trabajo no solo me relaja, sino que también me da nuevas perspectivas y, a veces, ¡hasta soluciones creativas para problemas laborales!

Es como darle un reseteo al sistema. Una mente descansada es una mente más productiva, más creativa y más feliz. No subestimen el poder de recargar las baterías, es la mejor inversión que pueden hacer en su productividad a largo plazo y, lo que es más importante, en su bienestar personal.

¡Cuidarse es cuidarse también como profesional! ¡Hola de nuevo, gente maravillosa del mundo de las compras! ¿Cómo están?

Espero que listos para sumergirnos en el meollo de la cuestión. Después de la introducción, que ya les di, sé que tienen ganas de empezar a aplicar estos consejitos que, en mi experiencia, y lo digo con la mano en el corazón, son un cambio de juego total.

No más sentir que el tiempo se nos escurre entre los dedos como arena. ¡Vamos a tomar el control!

Organiza tu agenda como un PRO: la priorización es clave

Mis queridos, sé que suena a tópico, pero la base de todo para un profesional de compras, que como yo, tiene mil frentes abiertos, es saber priorizar.

No se trata solo de hacer listas, que también ayudan, sino de entender qué es lo *realmente* importante. ¿Alguna vez se han sentido corriendo como pollo sin cabeza entre un correo urgente y una llamada inesperada?

¡A mí me ha pasado un millón de veces! Pero aprendí que no todo lo urgente es importante, y no todo lo importante es urgente. Es un baile que hay que dominar.

Empiecen por ahí, por diferenciar. Les prometo que cuando lo hagan, verán una luz al final del túnel de la locura diaria. La priorización de compras es crucial para las empresas que quieren superar crisis y aprovechar oportunidades.

En mi camino, he descubierto que si no sé lo que es verdaderamente crucial, acabo dedicando tiempo a tareas de bajo valor mientras las estratégicas se quedan en el tintero.

Es como intentar llenar una piscina con un dedal, ¡exhausto y sin resultados! Por eso, les insisto, dediquen un momento cada día, o al menos cada semana, a pensar en sus prioridades más grandes, esas que realmente mueven la aguja en su departamento y en la empresa.

La matriz de Eisenhower: tu brújula diaria

Esta es una herramienta que me ha salvado la vida en más de una ocasión, ¡y no exagero! La matriz de Eisenhower divide las tareas en cuatro cuadrantes: urgente/importante, importante/no urgente, urgente/no importante y no urgente/no importante.

Al principio me costaba un poco clasificar todo, pero una vez que le pillas el truco, se vuelve intuitivo. Lo urgente/importante es lo que hay que hacer ¡ya!

(imaginen una interrupción crítica de la cadena de suministro). Lo importante/no urgente es donde reside el crecimiento y la estrategia (la negociación de contratos a largo plazo, por ejemplo).

¡Aquí es donde deberíamos pasar la mayor parte de nuestro tiempo si queremos ser proactivos! Lo urgente/no importante son esas interrupciones que podemos delegar (muchos correos o llamadas).

Y lo no urgente/no importante, ¡a la basura o al final de la cola! De verdad, el impacto que esto tiene en la claridad mental es brutal. Les da una hoja de ruta clara para no desviarse del camino y enfocarse en lo que realmente aporta valor.

Es una forma estructurada de abordar el día, de decir “no” a lo que no suma y “sí” a lo que impulsa nuestros objetivos.

Criterios de impacto y urgencia en compras

Pero, ¿cómo aplicamos esto en nuestro día a día como profesionales de compras? Aquí está el truco: piensen siempre en el impacto que tendrá una tarea en la empresa y en la urgencia real de la misma.

Por ejemplo, una solicitud de compra de última hora para un componente crítico para la producción es, sin duda, urgente e importante. Sin embargo, revisar catálogos de nuevos proveedores para una categoría no estratégica puede ser importante (para la innovación futura), pero no urgente.

Establecer métricas de adquisición con indicadores clave de rendimiento (KPI) es una forma de priorizar. En mi experiencia, establecer criterios claros para evaluar cada tarea nos ayuda a tomar decisiones rápidas y acertadas.

¿Afecta a la línea de producción? ¿Implica una penalización económica? ¿Está en juego la relación con un proveedor clave?

¿Cuánto ahorro potencial representa? Estas preguntas son oro puro para saber dónde poner nuestro foco. Y no solo hablo de grandes proyectos, sino también de los pequeños detalles diarios.

Cada decisión de “hacer ahora” o “hacer después” debería pasar por este filtro.

La automatización, tu mejor aliada en el ajetreo diario

¡Ay, la automatización! Si hay algo que he aprendido en el sector de compras, es que intentar hacerlo todo de forma manual es una receta para el estrés y los errores.

Ya lo hemos visto, el área de compras ha evolucionado muchísimo y se ha modernizado, y los procesos operativos burocráticos y que consumen mucho tiempo pueden automatizarse con soluciones tecnológicas.

En España, la productividad de las empresas ha subido en 2025, pero aún hay espacio para mejorar. Me acuerdo de cuando pasábamos horas y horas introduciendo datos en hojas de cálculo, comparando facturas manualmente, y la cantidad de errores que se colaban era…

¡enorme! Pero, por suerte, eso está cambiando. La automatización no solo nos ahorra tiempo, sino que nos permite enfocar nuestra energía en tareas que requieren nuestra capacidad analítica, estratégica y, seamos sinceros, humana.

Liberarnos de la rutina operativa para centrarnos en estrategias que aporten valor es uno de los grandes beneficios. Pensemos en ello: ¿cuántas veces hemos pospuesto una negociación importante por tener que atender un sinfín de tareas administrativas?

La automatización es esa mano amiga que nos permite dar el salto de lo táctico a lo estratégico, de ser meros procesadores de órdenes a verdaderos analistas de valor.

Software de e-procurement: más que una herramienta

Los sistemas de e-procurement son una maravilla, ¡de verdad! Si su empresa aún no ha invertido en uno, es el momento de plantearlo. Estos sistemas centralizan todo el proceso de compras, desde la solicitud hasta el pago, y nos dan una visibilidad que antes era impensable.

No solo aceleran el proceso de compra, sino que también reducen gastos y mejoran la comunicación con los proveedores. Con un software adecuado, se eliminan los papeleos, las aprobaciones tardías y las confusiones.

Además, la transparencia de los datos y los procesos que ofrece un sistema de automatización fortalece las relaciones con los proveedores, al tener todos los implicados visibilidad del proceso.

Podemos hacer seguimiento de pedidos, gestionar contratos, y hasta analizar el desempeño de nuestros proveedores de una forma mucho más eficiente. En mi caso, el cambio fue radical.

Pasé de sentirme ahogada en el día a día a tener una visión clara de dónde estábamos, qué comprábamos y a quién, permitiéndome tomar decisiones más ágiles y fundamentadas.

Es como tener un superasistente que trabaja 24/7 sin quejarse.

Inteligencia artificial para tareas repetitivas

Y si hablamos de ir un paso más allá, ¡la inteligencia artificial (IA) es el futuro (y el presente)! La IA generativa, en particular, puede crear contenido, datos y soluciones de forma autónoma, y su integración en el área de compras está transformando radicalmente los procesos, permitiendo automatizar tareas complejas y mejorar la toma de decisiones.

Ya no estamos hablando solo de automatizar un proceso, sino de que la IA nos ayude a analizar patrones históricos de compra para predecir necesidades futuras, identificar riesgos potenciales en la cadena de suministro antes de que ocurran, o incluso negociar automáticamente mejores precios con proveedores.

La IA puede reducir los tiempos del ciclo de compras, lo cual, dependiendo del tamaño de la organización, puede ahorrar cientos o miles de horas al año.

¡Se imaginan el tiempo que liberaríamos si una IA pudiera encargarse de la evaluación de proveedores, la gestión de contratos o la monitorización del desempeño?

Esto nos permitiría, a los profesionales de compras, dedicar ese tiempo a la estrategia, a la innovación, a buscar nuevas oportunidades de ahorro y valor para la empresa.

No es solo una cuestión de eficiencia, ¡es una cuestión de hacer nuestro trabajo más estratégico y menos monótono!

El arte de delegar y potenciar a tu equipo

Confieso que, al principio de mi carrera, me costaba muchísimo delegar. Pensaba que si quería que algo saliera perfecto, tenía que hacerlo yo. ¡Error garrafal!

Esta mentalidad solo lleva al agotamiento y a limitar el potencial de tu equipo. Delegar es una habilidad de liderazgo que va mucho más allá de la simple asignación de funciones; se trata de traspasar responsabilidades, invertir en la formación y el seguimiento de los resultados.

Aprender a delegar de manera efectiva es uno de los pilares para cualquier profesional de compras que quiera realmente optimizar su tiempo y, más importante aún, potenciar a sus colaboradores.

En el fondo, es creer en las capacidades de los demás y darles la oportunidad de crecer. Al delegar eficazmente, se maximiza la productividad personal y se demuestra al equipo que se confía en ellos para tareas importantes.

El grupo es siempre más poderoso que el individuo, y juntos podemos lograr mucho más.

Confía en tu equipo y empodera

Para que la delegación funcione, la confianza es fundamental. Tienes que confiar en que tu equipo tiene las habilidades y la capacidad para realizar las tareas que les asignas.

Y si no las tienen aún, ¡es tu rol formarlos! Al delegar, no solo aligeras tu carga de trabajo, sino que también empoderas a los miembros del equipo, fomentando su desarrollo profesional.

Recuerdo una vez que estaba sumergida en un proyecto y le pedí a un colega más junior que se encargara de investigar a un nuevo proveedor en una categoría que no dominábamos mucho.

Le di las pautas, le ofrecí mi apoyo, pero le di la libertad de investigar a su manera. ¿El resultado? Descubrió oportunidades que yo no habría encontrado y se sintió increíblemente motivado.

La inversión en capacitación demuestra a los empleados que se valora su desarrollo y crecimiento, lo que aumenta la motivación, el compromiso y la lealtad.

Delegar es una calle de doble sentido: tú liberas tiempo y ellos crecen.

Comunicación clara: la base de una buena delegación

Pero la confianza por sí sola no basta. La comunicación es el ingrediente secreto. Cuando delegues una tarea, sé súper claro sobre el objetivo, los plazos y los resultados esperados.

Evita el micromanagement; dales la autonomía para encontrar su propio camino, pero asegúrate de que saben a quién acudir si tienen dudas. En mi experiencia, establecer expectativas claras y proporcionar retroalimentación constructiva es crucial.

Un buen líder no solo asigna tareas, sino que también acompaña, guía y celebra los éxitos del equipo. Si la persona no entiende lo que tiene que hacer, o por qué es importante, es probable que el resultado no sea el esperado, y eso es responsabilidad nuestra.

Una buena delegación incluye un seguimiento y retroalimentación continuos, fomentando la autonomía y el desarrollo personal. Una comunicación abierta y honesta evita malentendidos y construye un ambiente de trabajo donde todos se sienten valorados y escuchados.

Dominando las reuniones y la comunicación

¿Quién no ha salido de una reunión sintiendo que acaba de perder una hora (o más) de su vida? ¡Levante la mano! En el mundo de las compras, donde las negociaciones y la coordinación con múltiples stakeholders son constantes, las reuniones pueden ser un verdadero agujero negro si no las gestionamos bien.

Las reuniones de trabajo son imprescindibles para avanzar, pero cada día se pierden horas en millones de empresas con reuniones improductivas. Pero, ¿saben qué?

Las reuniones pueden y deben ser productivas. Es una habilidad que se aprende y se pule con la práctica, y les aseguro que el ahorro de tiempo y la mejora en la toma de decisiones que se consigue es inmensa.

Transformar las reuniones en momentos productivos para todo el equipo es posible, y es fundamental para garantizar que cada encuentro sea beneficioso.

Reuniones productivas: menos es más

Mi regla de oro es: si una reunión no tiene un objetivo claro, ¡no la convoques! O si te invitan a una sin agenda, pregúntale al convocante cuál es el propósito.

Antes de cada reunión, me aseguro de que haya una agenda detallada, con los temas a tratar, el tiempo asignado a cada uno y los objetivos específicos que se quieren alcanzar.

Envío esta agenda con antelación para que todos puedan prepararse. Además, soy una firme creyente en limitar el tiempo. ¿De verdad necesitamos una hora para algo que se puede resolver en media?

Muchas veces, con 30 minutos bien enfocados, podemos lograr muchísimo más que con 90 minutos divagando. Las reuniones de trabajo efectivas se reflejan en la productividad, ayudan a la organización a lograr mejores resultados y cumplir metas importantes.

Y un truco que me funciona de maravilla: si no eres estrictamente necesario, sugiere que te envíen un resumen con los puntos clave. ¡Tu tiempo es oro!

Gestión de correos electrónicos: la bandeja de entrada bajo control

El correo electrónico es una herramienta fantástica, pero también puede ser un pozo sin fondo de distracciones si no lo manejamos con disciplina. ¿Cuántas veces revisan el correo al día?

¿Cada cinco minutos? ¡Lo entiendo! Pero cada interrupción nos saca de nuestro flujo de trabajo y nos cuesta tiempo volver a concentrarnos.

El correo electrónico es uno de los principales caballos de batalla que merman la productividad en el trabajo. Mi consejo es establecer bloques de tiempo específicos para revisar y responder correos.

Una o dos veces al día es más que suficiente para la mayoría de las cosas. Utilicen filtros, reglas y carpetas para organizar los mensajes automáticamente.

Si un correo electrónico requiere una acción, anótenlo en su lista de tareas y archívenlo. Eviten dejar la bandeja de entrada como una lista de “pendientes” infinita.

También hay quien opta por anotar las tareas que se derivan de los emails en un documento aparte, o incluirlas en una nota en el calendario. Adoptar un enfoque proactivo en lugar de reactivo con el correo electrónico no solo reduce el estrés, sino que les devuelve el control de su tiempo.

Recuerdo que, antes de implementar esto, sentía una ansiedad constante por si me perdía algo. Ahora, sé que mis bloques de correo me permiten ser eficiente y, el resto del tiempo, ¡me enfoco en lo mío!

Bloques de tiempo y enfoque profundo: tu santuario de productividad

¿Han oído hablar del “deep work” o trabajo profundo? Es ese estado de concentración intensa que nos permite realizar tareas complejas y de alto valor sin interrupciones.

En el mundo de las compras, donde el análisis de datos, la negociación de contratos y la estrategia son clave, necesitamos esos momentos de enfoque absoluto.

Lamentablemente, el entorno actual, lleno de notificaciones y multitarea, nos lo pone muy difícil. Pero no es imposible. ¡Es una cuestión de disciplina y de crear el entorno adecuado!

En mi trayectoria, he notado que los días en los que logro tener al menos un par de bloques de trabajo profundo, mi sensación de logro y mi productividad se disparan.

La técnica Pomodoro: pequeñas pausas, grandes logros

Esta técnica, que lleva el nombre de un temporizador de cocina en forma de tomate, es maravillosa. Consiste en trabajar intensamente durante 25 minutos, seguidos de un breve descanso de 5 minutos.

Después de cuatro “pomodoros”, se toma un descanso más largo, de 15 a 30 minutos. ¿Por qué funciona tan bien? Porque nos obliga a comprometernos con una tarea y nos da la certeza de que habrá una pausa cercana.

Mejora la concentración, minimiza las distracciones y previene el agotamiento. Lo he probado y, aunque a veces me cuesta “meterme en la zona”, los resultados son impresionantes.

Para tareas complejas o creativas, algunos profesionales ajustan la duración, usando ciclos de 45-50 minutos de trabajo con 10-15 minutos de descanso.

Es ideal para abordar informes complejos, analizar grandes volúmenes de datos o preparar esa presentación crucial. ¡Denle una oportunidad, verán cómo se enganchan!

Creando tu “santuario” de concentración

Para que la técnica Pomodoro, o cualquier método de trabajo profundo, funcione, necesitamos un entorno propicio. Esto significa minimizar las distracciones físicas y digitales.

Encontrar un espacio tranquilo, donde no te interrumpan constantemente, es un buen punto de partida. Si trabajas en una oficina abierta, quizás unos buenos auriculares con cancelación de ruido sean tu salvación.

En cuanto a lo digital, hablaremos de ello en el siguiente punto, pero ya les adelanto: cierren todas las pestañas innecesarias del navegador, pongan el móvil en silencio o, mejor aún, fuera de su vista.

Las interrupciones constantes pueden reducir significativamente la capacidad de concentración y retrasar la finalización de tareas. Piensen en este espacio y tiempo como su “santuario” de productividad, un lugar donde solo ustedes y la tarea en cuestión existen.

Al principio, puede parecer difícil mantener este espacio sagrado, pero los beneficios a largo plazo en términos de calidad de trabajo y satisfacción personal son incalculables.

Adiós a las distracciones digitales: tu concentración vale oro

Confesémoslo, vivimos pegados a nuestras pantallas. El móvil, las notificaciones del ordenador, las redes sociales… ¡es un bombardeo constante de información!

Y aunque la tecnología es nuestra aliada en muchos aspectos de las compras, también es la principal ladrona de nuestro tiempo y concentración. Las interrupciones digitales pueden aumentar entre un 15% y un 24% más de tiempo al trabajo, lo que se traduce en una disminución notable de la productividad y la eficiencia.

He pasado por esa fase de sentir que no podía dejar de mirar el móvil “por si acaso”, pero me di cuenta de que ese “por si acaso” me estaba costando horas de trabajo de calidad y una sensación de estar siempre persiguiendo el tiempo.

Es hora de ponerle freno a este enemigo silencioso de la productividad.

Notificaciones bajo control: el silencio es oro

El primer paso es brutalmente simple, pero sorprendentemente efectivo: ¡desactiven las notificaciones! Sé que suena radical, pero ¿realmente necesitan saber al instante cada nuevo “me gusta” en Instagram o cada titular de última hora?

Las notificaciones constantes en smartphones y computadoras interrumpen el flujo de trabajo. En el trabajo, desactiven las alertas de correo electrónico, de aplicaciones de mensajería (a menos que sea una herramienta de comunicación interna esencial), y por supuesto, de todas las redes sociales.

Yo, personalmente, dejo el móvil en silencio y boca abajo, o incluso en otra habitación, cuando necesito concentrarme de verdad. Verán cómo la paz mental y la capacidad de enfoque aumentan exponencialmente.

Es como si quitaran un peso de encima. Controlar las alertas que recibes y cuándo, te ayuda a evitar que te contacten los fines de semana o durante las vacaciones.

Es liberador poder elegir cuándo te distraes, en lugar de que la tecnología elija por ti.

Herramientas para bloquear el ruido digital

Si desactivar las notificaciones no es suficiente, o si la tentación es demasiado grande, ¡existen herramientas maravillosas que pueden ayudarnos! Hay aplicaciones y extensiones de navegador diseñadas específicamente para bloquear sitios web que nos distraen (redes sociales, noticias, etc.) durante ciertos períodos de tiempo.

StayFocusd o LeechBlock son ejemplos de extensiones de Chrome que pueden bloquear sitios web que te impiden realizar tu trabajo. Algunas de estas herramientas incluso te permiten establecer límites de tiempo para ciertas aplicaciones o bloquearlas por completo durante tus horas de trabajo profundo.

También existen las funciones “No molestar” en nuestros dispositivos que son geniales. Al principio, puede parecer una medida drástica, pero tómenlo como un entrenamiento para su cerebro.

Una vez que experimenten la libertad de una concentración ininterrumpida, dudo que quieran volver atrás. La tecnología debe servirnos, no al revés.

Estrategia de Gestión del Tiempo	Beneficios Clave para Compras	Ejemplo de Aplicación Práctica
Priorización Estratégica	Enfoque en tareas de alto valor, reducción de urgencias.	Uso de la Matriz de Eisenhower para clasificar RFPs.
Automatización de Procesos	Ahorro de tiempo en tareas repetitivas, mayor eficiencia.	Implementación de e-procurement para gestión de pedidos.
Delegación Efectiva	Desarrollo del equipo, liberación de tiempo del líder.	Asignar investigación de nuevos proveedores a un junior.
Gestión de Reuniones	Reducción de tiempo improductivo, decisiones más rápidas.	Establecer agenda y duración fija para reuniones con proveedores.
Bloques de Enfoque Profundo	Mayor calidad en tareas analíticas y estratégicas.	Uso de la Técnica Pomodoro para análisis de contratos.
Control de Distracciones Digitales	Mejora de la concentración y la productividad individual.	Desactivar notificaciones durante el deep work.
Descanso y Bienestar	Reducción de estrés, mayor energía y creatividad.	Pausas activas y desconexión total fuera del horario laboral.

El poder del descanso: recarga tu mente, potencia tu productividad

Miren, sé que en el mundo de hoy, a veces parece que descansar es un lujo o incluso una señal de debilidad. ¡Pero nada más lejos de la realidad! Soy la primera que ha caído en la trampa de trabajar más horas de las que debería, pensando que así sería más productiva.

Y lo único que conseguía era cansarme más, cometer más errores y sentirme cada vez menos motivada. El bienestar laboral mejora la productividad. El descanso no es un premio, es una necesidad.

Es la gasolina de nuestro cerebro, el momento en que nuestro cuerpo y nuestra mente se recuperan para poder rendir al máximo al día siguiente. No lo vean como tiempo perdido, ¡véanlo como una inversión en ustedes mismos y en su eficiencia!

En España, el 81% de los empleados encuestados afirma revisar mensajes de trabajo fuera del horario laboral, y el 58% reporta un aumento del estrés por esta razón.

La importancia de las pausas activas

No se trata solo de los descansos largos al final del día. Las pequeñas pausas durante la jornada son vitales. Después de un “pomodoro” de 25 minutos, esos 5 minutos de descanso no son para revisar el móvil o meterse en redes sociales (¡recuerden el punto anterior!), sino para estirar las piernas, levantarse a por un vaso de agua, mirar por la ventana, o simplemente cerrar los ojos un momento.

Estudios muestran que tomar descansos breves entre tareas puede ser útil para mantener la concentración. Estas micropausas recargan nuestra energía mental y física, nos ayudan a despejar la mente y evitan la fatiga.

Es increíble cómo 5 minutos bien empleados pueden hacer una diferencia enorme en nuestra capacidad para mantenernos enfocados durante más tiempo. Prueben a levantarse y hacer unos estiramientos suaves o incluso respiraciones profundas.

Su cuerpo y su mente se lo agradecerán.

Desconexión total: recarga tus energías

Y al final del día, o al menos cuando terminen su jornada laboral, ¡desconecten de verdad! Esto significa nada de correos de trabajo, nada de revisar informes y, si pueden, ¡ni pensar en el trabajo!

Tómense tiempo para sus hobbies, para estar con sus seres queridos, para hacer ejercicio, para leer, para cocinar… lo que sea que les apasione y les ayude a desconectar.

El 81% de los empleados encuestados afirma revisar mensajes de trabajo fuera del horario laboral, y el 58% reporta un aumento significativo del estrés por esta razón.

El estrés y la ansiedad son impedimentos para el bienestar, y en parte, tienen su origen en la falta de desconexión. En mi caso, he descubierto que dedicar tiempo a mis pasiones fuera del trabajo no solo me relaja, sino que también me da nuevas perspectivas y, a veces, ¡hasta soluciones creativas para problemas laborales!

Es como darle un reseteo al sistema. Una mente descansada es una mente más productiva, más creativa y más feliz. No subestimen el poder de recargar las baterías, es la mejor inversión que pueden hacer en su productividad a largo plazo y, lo que es más importante, en su bienestar personal.

¡Cuidarse es cuidarse también como profesional!

글을 마치며

¡Y con esto, mis queridos profesionales de compras, llegamos al final de este viaje por la optimización del tiempo! Espero de corazón que todas estas ideas y consejos que hemos compartido hoy les sirvan de muchísima utilidad en su día a día. Recuerden, el objetivo no es trabajar más, sino trabajar mejor y con mayor inteligencia, liberando espacio para lo estratégico y para ustedes mismos. Implementar estos cambios puede parecer un desafío al principio, pero les aseguro que la recompensa en términos de eficiencia, reducción de estrés y satisfacción personal es inmensa. Me encantaría que me contaran qué estrategia van a aplicar primero y cómo les funciona. ¡Su éxito es mi éxito!

알아두면 쓸모 있는 정보

1. Para maximizar su concentración y evitar la fatiga digital, consideren usar aplicaciones de bloqueo de distracciones en sus dispositivos. Estas herramientas pueden restringir el acceso a redes sociales o sitios web de noticias durante sus bloques de trabajo profundo, permitiéndoles mantener el enfoque sin interrupciones.

2. Recuerden que la automatización no es solo para grandes empresas. Existen soluciones de e-procurement escalables que pueden adaptarse a distintos tamaños de negocio, ayudando a digitalizar procesos y mejorar la visibilidad del gasto sin grandes inversiones iniciales. La automatización de tareas manuales repetitivas libera al equipo de compras para que se enfoque en actividades más estratégicas.

3. El bienestar laboral es un factor clave en la productividad. No lo subestimen. En España, se reconoce que un entorno laboral saludable y equilibrado no solo mejora la vida de los trabajadores, sino que también impulsa el rendimiento. Un empleado feliz es más productivo y un 300% menos propenso a accidentes laborales.

4. La inteligencia artificial está transformando el sector de compras en 2025. Más allá de la automatización simple, la IA generativa puede ayudar con análisis predictivos, identificación de riesgos en la cadena de suministro e incluso en la negociación. Estar al tanto de estas tendencias les dará una ventaja competitiva.

5. La comunicación clara es el pilar de la delegación efectiva y las reuniones productivas. Antes de delegar o convocar una reunión, asegúrense de que los objetivos, plazos y resultados esperados estén perfectamente definidos. Esto evita malentendidos y asegura que todos estén alineados, respetando el tiempo de todos.

중요 사항 정리

En resumen, para dominar el tiempo y potenciar su rol estratégico en compras, es vital priorizar inteligentemente, haciendo uso de herramientas como la Matriz de Eisenhower. Apóyense en la automatización y la inteligencia artificial para liberar su agenda de tareas repetitivas y enfocar la energía en lo que realmente aporta valor. No olviden la importancia de delegar eficazmente, confiando y empoderando a su equipo con una comunicación clara. Gestionen sus reuniones y correos electrónicos con disciplina para evitar que se conviertan en ladrones de tiempo. Finalmente, protejan sus momentos de “deep work” y, sobre todo, permitan que el descanso y la desconexión sean parte fundamental de su estrategia de productividad y bienestar. Recuerden, un profesional de compras eficiente es un profesional feliz y estratégico.